Open House al revés: 10 errores que espantan matrículas (y el checklist que las convierte en fila de inscripciones)

Un Open House escolar bien ejecutado puede ser el catalizador de numerosas inscripciones: algunas universidades estiman que este evento genera entre el 30% y 40% de sus matrículas de pregrado. Por desgracia, muchos colegios y universidades privadas en LATAM organizan Open Houses “al revés”, cometiendo errores que en lugar de atraer estudiantes espantan las matrículas. La primera impresión es crítica – investigaciones indican que el 70% de las personas decide si seguirá con una compra en los primeros 2 segundos de entrar a un lugar, y tener las puertas abiertas duplica la probabilidad de que entren (aumentando un 35% las ventas frente a una puerta cerrada). Este principio se extiende a la educación: la experiencia inicial en el campus influye significativamente en la decisión final de inscripción.

A continuación, exploramos 10 errores comunes y críticos en Open Houses (desde la convocatoria hasta el seguimiento) que pueden estar costándote inscripciones. Por cada error, veremos cómo afecta la tasa de matrícula – con datos, ejemplos reales de nuestra región – y cómo corregir el rumbo. Al final, encontrarás un checklist práctico para convertir estos desaciertos en una fila de inscripciones esperando por entrar, junto con KPIs concretos para medir la mejora en tu proceso de admisión. ¡Vamos a transformar tu Open House! 🚀

Error 1: Elegir mal la fecha y hora (y hacer una convocatoria débil)

Descripción: El primer gran error ocurre antes del evento: una mala planificación de la fecha/hora y una pobre estrategia de convocatoria. Un Open House no puede improvisarse ni anunciarse de un día para otro. Por ejemplo, organizarlo en temporada de exámenes o en horarios laborales complicados para los padres resultará en baja asistencia. Recuerda que a un Open House suelen asistir aspirantes acompañados de sus padres o tutores; es crucial considerar sus tiempos disponibles. De hecho, en escuelas privadas de LATAM los Open House típicamente se programan en sábado por la mañana, cuando los padres tienen tiempo libre. Si eliges una fecha inconveniente o no difundes la invitación con suficiente anticipación (y por los canales correctos), muchas familias interesadas simplemente no vendrán.

Impacto en matrículas: Sin asistentes no hay prospectos que convertir. Un caso real: un colegio en Lima organizó su Open House un lunes a mediodía (hora laboral) con solo un par de días de aviso; apenas 3 familias asistieron. La consecuencia fue una inscripción muy por debajo de la meta ese ciclo. Por el contrario, colegios que planifican con tiempo y comunican agresivamente su evento logran aforos nutridos y más potenciales alumnos para inscribir. Un Open House vacío es una oportunidad perdida – cada familia que no asiste podría ser una matrícula menos.

Cómo evitarlo: Planifica la jornada con meses de anticipación, fijando una fecha estratégica. Opta por días y horas convenientes (ej. sábado 10 a.m.) y asegúrate de no empalmar con festivos o eventos importantes de tu comunidad. Diseña un plan de comunicación multicanal: invita vía correo, llamadas, WhatsApp, redes sociales y folletos en la zona. Anuncia el evento en la web del colegio y en plataformas de padres. Empieza la convocatoria con semanas de antelación, haciendo seguimiento a los interesados (confirmando asistencia conforme se acerca la fecha). Una convocatoria sólida garantiza una audiencia llena de posibles inscritos.

Error 2: Falta de preparación y organización (evento improvisado)

Descripción: Un Open House exitoso no se monta de la noche a la mañana. La falta de preparación y organización es un error común que compromete el evento completo. Esto abarca no tener claro el programa, improvisar las presentaciones, o contar con recursos insuficientes. Si los visitantes perciben desorden – retrasos, confusiones en el registro, salas sin preparar – la imagen del colegio sufre. En un Open House improvisado es típico ver asistentes esperando sin saber a dónde ir, presentaciones que fallan, o tours guiados caóticos. Todo ello envía el mensaje equivocado: “así de desorganizada podría ser la educación aquí”.

Impacto en matrículas: La desorganización espanta a las familias. Un padre de familia en Bogotá relató que abandonó un Open House antes de terminar al ver falta de coordinación: “Si así manejan un evento importante, ¿cómo manejarán el día a día de la escuela?”. Ese colegio perdió a ese prospecto y probablemente a muchos otros. Por el contrario, una institución bien preparada demuestra profesionalismo y genera confianza. Imagen es destino: un evento organizado refuerza la idea de que la escuela ofrece calidad y seriedad, animando a inscribirse.

Cómo evitarlo: Adopta un enfoque multifásico: planificación, ejecución y seguimiento. Arranca la planificación anticipada desde inicios del año escolar, definiendo formato, agenda, recorrido y presupuesto. Crea un cronograma detallado para el día: quién habla, a qué hora, qué se muestra, etc. Forma un equipo organizador multidisciplinario con roles claros – directivos, docentes, personal de admisiones, estudiantes voluntarios – para cubrir cada necesidad. Ensaya las presentaciones y tours previamente. El día del evento, asigna personal en puntos clave (estacionamiento, entrada, mesas de registro, recorrido de aulas) para guiar a las familias. Verifica infraestructura: aulas limpias, equipos audiovisuales funcionando, señalización visible. Gestiona bien los tiempos durante las actividades para evitar atrasos. Una logística impecable hace que las familias piensen: “Si planearon así este evento, imagina la educación de mi hijo”. Esa confianza se traduce en inscripciones.

Error 3: Descuidar la primera impresión (imagen, ambiente y bienvenida)

Descripción: La primera impresión solo ocurre una vez, y descuidarla es fatal. Si el día del Open House el colegio luce desordenado, con pasillos sucios o sin señalización, o si no hay nadie recibiendo cordialmente a las familias en la puerta, arrancamos con el pie izquierdo. “Descuidar la primera impresión” incluye factores como: instalaciones poco presentables, clima frío o tenso, retrasos en iniciar, o una recepción impersonal. Recordemos que el ambiente físico y humano al ingresar impacta de inmediato al visitante. Un estudio sobre comercios mostró que abrir las puertas y recibir con calidez puede incrementar las conversiones un 35%, y en educación “tener las puertas abiertas” significa un entorno acogedor y transparente desde el minuto cero.

Impacto en matrículas: Si la escuela no enamora a primera vista, muchos visitantes mentalmente ya decidieron que “no” en esos primeros minutos. Los padres pueden seguir el recorrido por cortesía, pero difícilmente inscribirán a sus hijos en un lugar que no les dio buena espina. Por ejemplo, un colegio en México vio caer su tasa de inscripción tras un Open House donde olvidaron encender el aire acondicionado en salas atestadas y nadie saludó a las familias al llegar – varios asistentes mencionaron sentirse “incómodos y no bienvenidos”, y finalmente optaron por otra opción. En contraste, colegios que cuidan este detalle (campus impecable, ambientación alegre, carteles de bienvenida, personal sonriente saludando por nombre) generan conexión instantánea con las familias. Esa emoción positiva al inicio allana el camino para la matrícula.

Cómo evitarlo: Pon a punto la casa. Días antes, realiza una “limpieza profunda” de instalaciones: jardines arreglados, aulas ordenadas, pasillos decorados con proyectos de estudiantes. Coloca señalización clara para guiar a los visitantes (flechas, mapas, etiquetas en salones). Prepara un equipo de bienvenida en la entrada: estudiantes embajadores y personal que reciba a cada familia con una sonrisa, acreditaciones y material informativo. Ofrece algo sencillo pero cálido al llegar (ej. café, agua fresca). Comienza el evento puntual y con entusiasmo. Incluso pequeños detalles – música suave de fondo, murales con fotos de la comunidad escolar, stands mostrando logros – contribuyen a un ambiente acogedor. Recuerda que no hay segunda oportunidad para una primera impresión, así que invierte esfuerzo en que esa recepción deslumbre.

Error 4: Comunicación genérica y falta de propuesta de valor clara

Descripción: Otro error crítico es presentar información genérica o irrelevante, sin destacar lo que hace único a tu colegio. Un Open House no es para bombardear con datos aleatorios o aburridos; es la oportunidad de comunicar tu propuesta de valor de forma contundente. Si en la presentación solo se hablan generalidades (“tenemos buenos maestros”, “biblioteca grande”) o se enfoca en lo mismo que todos (instalaciones, reglamentos) y no en las fortalezas particulares, los padres saldrán sin entender por qué deberían elegirte. En otras palabras, mensaje difuso = prospecto confuso = matrícula perdida.

Impacto en matrículas: No comunicar claramente tu propuesta pedagógica puede costarte inscripciones aun si atraes visitas. Un caso real lo ilustra: un director de secundaria en México notó que el 75% de las familias que visitaban su escuela no se inscribían. Al investigar, descubrió que la propuesta de valor no quedaba clara; por ejemplo, tenían un excelente programa bilingüe, pero en las visitas se enfocaban solo en mostrar instalaciones, similar a la competencia. La solución fue rediseñar el Open House para destacar sus fortalezas pedagógicas (personal docente extranjero, certificaciones de inglés, metodologías innovadoras) por encima de lo mundano. ¿El resultado? Un incremento del 20% en la tasa de conversión de visitantes a nuevos alumnos en el ciclo siguiente. Es decir, al comunicar lo que los hace especiales, lograron más inscritos con los mismos prospectos. Por otro lado, estudios muestran que cerca del 50% de los estudiantes prefieren una institución que brinda información precisa sobre apoyos financieros (becas, planes de pago), y un 26% basan su decisión en detalles específicos del programa académico. Si omites estos temas clave en tu Open House (por ejemplo, no mencionar opciones de becas o logros académicos diferenciadores), podrías estar dejando ir a la mitad de tus interesados por dudas no resueltas.

Cómo evitarlo: Antes del evento, define claramente tu mensaje central: ¿qué hace a tu colegio único y valioso? Identifica 2 o 3 pilares (p. ej., modelo bilingüe, enfoque STEM, valores familiares, éxito deportivo, etc.) y asegúrate de que toda la jornada gire en torno a ellos. Durante la presentación principal, sé claro y conciso: cuenta tu propuesta de valor con ejemplos concretos y resultados (becas ganadas, universidades de destino de tus egresados, campeonatos obtenidos, testimonios de padres satisfechos). Incorpora datos que importan a las familias: costos y facilidades de pago, disponibilidad de becas, seguridad en el campus, logros recientes. Entrega folletos o material con información clave resumida para que recuerden tus ventajas. En resumen, no permitas que tus visitantes se vayan sin saber qué te diferencia de otros colegios. Comunica para convencer: cuando el valor queda claro, la decisión de inscripción se vuelve mucho más fácil.

Error 5: Enfocarse en un solo tipo de público (no adaptar la experiencia)

Descripción: Un Open House escolar típicamente tiene dos públicos principales: los estudiantes prospecto y sus padres (u otros acudientes). Un error frecuente es dirigirse solo a uno de ellos, como preparar todo el evento pensando en los padres y dejar aburridos a los jóvenes, o viceversa. Por ejemplo, dedicar todo el tiempo a una presentación académica densa para adultos mientras los chicos bostezan, o al contrario: hacer actividades lúdicas con los niños pero no brindar información detallada que necesitan los padres. Si no adaptas tu mensaje y dinámicas a ambos grupos, es muy probable que alguno se vaya insatisfecho. Recordemos que padres y estudiantes tienen perspectivas y dudas distintas: los padres evalúan seguridad, calidad académica, costos; los chicos se fijan en ambiente, instalaciones deportivas, vida estudiantil, etc.

Impacto en matrículas: Ignorar a uno de los públicos puede descarrilar la decisión. Imagina un caso en Bogotá: en un Open House, un adolescente entusiasmado porque el colegio tenía laboratorios geniales, pero su madre se quedó con mil dudas sin responder porque nadie habló de las certificaciones o resultados académicos. No se inscribieron porque la madre no quedó convencida. Inversamente, en Lima unos padres estaban impresionados con el currículo, pero su hijo de 15 años encontró el evento “aburridísimo” y que “no se sintió escuchado”; al final, la familia optó por otra institución donde sintieron mejor conexión para todos. Para que una matrícula ocurra, ambas partes deben estar a gusto: si uno dice “no me gustó”, por lo general perdemos a la familia completa.

Cómo evitarlo: Diseña tu Open House con una doble estrategia. Por un lado, prepara contenido atractivo para los estudiantes: tours guiados por alumnos actuales de edades similares (para que hagan clic entre pares), demostraciones interactivas (experimentos en laboratorio, clases muestra deportivas o artísticas donde los prospectos puedan participar), etc. Simultáneamente, ofrece instancias para los padres: charlas con directivos sobre el plan de estudios, sesión de preguntas sobre admisiones, mesa de información de becas, etc. Puedes dividir en momentos o grupos: quizá mientras los jóvenes hacen una actividad recreativa con prefecos o monitores, los padres asisten a una presentación con el director. Segmenta las comunicaciones: habla el idioma de los chicos (más visual, vivencial) y el de los adultos (más factual, con datos). Involucra a alumnos y padres actuales como embajadores: que un estudiante lleve a los prospectos a recorrer aulas mientras un padre veterano platica con los papás visitantes sobre su experiencia. Así, cada público obtiene la información y sensación que busca. Un Open House exitoso equilibra ambas audiencias para que todos salgan convencidos.

Error 6: Hacer del Open House un monólogo sin interacción

Descripción: ¿Tu Open House se reduce a una larga conferencia magistral del director y luego “gracias por venir”? Entonces estás cometiendo este error: convertir el evento en un monólogo unidireccional. Las familias no asisten solo para escuchar discursos; quieren participar, preguntar y experimentar. Un Open House no es una clase teórica ni una misa solemne. Si no hay espacio para interacción real – rondas de preguntas abiertas, conversaciones cara a cara con docentes, participación en actividades – los visitantes quedarán pasivos y con dudas guardadas. Lamentablemente, uno de los errores más comunes es justamente dar una charla larga con apenas un par de preguntas al final, cuando los aspirantes y sus padres desean un diálogo más cercano y personalizado.

Impacto en matrículas: Cuando las familias no sienten conexión humana ni oportunidad de expresarse, es menos probable que se inscriban. Pensemos en la experiencia desde su lado: un padre sale pensando “ni pude preguntarle al profesor de matemáticas sobre el nivel académico” o un alumno se va sin saber si hay equipo de fútbol porque nadie le interactuó personalmente. Esa falta de involucramiento enfría el entusiasmo inicial. Una experta en involucramiento familiar, la Dra. Karen Mapp de Harvard, critica que en muchos eventos “la escuela ‘lo echa a perder’ al no vincular el Open House con el aprendizaje ni ayudar a las familias a conectar con la gente del plantel” – y recuerda que las relaciones son clave para el éxito estudiantil. En América Latina pasa igual: los colegios que no fomentan interacción en sus puertas abiertas ven menos conversiones, porque la decisión de matrícula es emocional y se nutre de la confianza que nace conversando y relacionándose con la comunidad educativa.

Cómo evitarlo: Transforma tu Open House en una experiencia participativa. Algunas ideas: en lugar de solo presentar diapositivas, incluye sesiones de Q&A abiertas después de cada sección para responder preguntas al vuelo. Organiza talleres demostrativos breves donde los prospectos y padres puedan vivir la metodología (por ejemplo, un mini-experimento científico con participación de los chicos, una dinámica de clase de idiomas con los papás). Coloca estaciones o stands temáticos atendidos por docentes y alumnos (ej: mesa de ciencias, mesa de deportes, mesa de arte) donde las familias puedan acercarse a charlar directamente según sus intereses. Fomenta que los visitantes den su opinión durante el evento: encuestas rápidas en pizarras (“¿Qué área te gustó más?”) o espacios para que anoten preguntas y las respondan en vivo. El objetivo es escuchar tanto como hablar. Un Open House interactivo logra que las familias se sientan parte del colegio desde el primer día – y cuando alguien ya se siente parte, es muy probable que se inscriba.

Error 7: Contar con personal insuficiente o no capacitado

Descripción: Aunque suene obvio, aún ocurre: Open Houses atendidos por muy poco personal, o por personas que no están capacitadas para tratar con familias prospecto. Esto va desde tener solo a un par de maestros corriendo a hacer todo, hasta poner a voluntarios que no conocen bien la propuesta del colegio o no tienen respuestas a preguntas importantes. Un error típico es pensar “con el equipo de admisiones basta” y terminar con filas sin atender en la mesa de registro, grupos de padres sin guía porque faltan tour leaders, o stands vacíos. Igual de problemático es tener personal con mala actitud o desinformado: por ejemplo, un docente que responde con titubeos sobre el plan de estudios o administrativos que no saben detalles de costos. Cada miembro del staff refleja a tu institución; si fallan en número o preparación, la experiencia decae.

Impacto en matrículas: Las familias notan inmediatamente cuando “faltan manos” o cuando quien los atiende no sabe o no quiere atenderlos. Esto genera frustración y desconfianza. Un caso en Medellín: una madre interesada se retiró molesta de un Open House porque “nadie supo explicarme el proceso de becas; me mandaban de persona en persona”. Esa escuela perdió no solo a esa alumna potencial, sino también quedó con mala reputación ante otros padres (recordemos que los padres conversan entre sí). Por otro lado, tener personal idóneo y suficiente dispara las conversiones. Por ejemplo, un colegio en Ciudad de México implementó un “equipo de atención 360°” en sus visitas (administrativos, docentes y estudiantes entrenados en servicio al cliente educativo); ese año su tasa de inscripción post-Open House subió notablemente, pues cada familia fue atendida sin demora y con calidad. Cuando los visitantes reciben respuestas claras y un trato atento, confían más y avanzan al siguiente paso de inscribirse.

Cómo evitarlo: Refuerza tu equipo para el evento. Involucra a personal de todos los departamentos: admisiones, coordinación académica, docentes de varias áreas, orientación, e incluso estudiantes embajadores y padres voluntarios satisfechos. Calcula un ratio adecuado de personal por visitante (ej. un guía por cada 5 familias para recorridos, un orientador por cada mesa de información clave, etc.). Capacita a todos previamente: organízales una reunión o mini taller sobre cómo saludar, qué información clave transmitir, cómo manejar preguntas difíciles. Proporciona a cada uno un FAQ con respuestas a las dudas comunes (costos, horarios, metodología) para que estén preparados. Asigna identificadores (playeras, gafetes) para que los visitantes ubiquen fácilmente a quién preguntar. Fomenta sobre todo la actitud de servicio: cada familia debe sentirse acompañada y escuchada en todo momento. Un equipo suficiente y bien entrenado garantiza que ningún prospecto se quede con dudas en el tintero – y cada duda resuelta es un obstáculo menos para la matrícula.

Error 8: No involucrar a estudiantes y padres actuales (poca interacción con la comunidad)

Descripción: Relacionado con los anteriores, este error es no aprovechar a tu mejor recurso: tu propia comunidad educativa. Muchos Open Houses se limitan al personal administrativo hablando, sin presencia activa de alumnos, exalumnos o padres actuales. Esto es un error porque los prospectos quieren escuchar voces auténticas más allá del discurso oficial. Si no fomentas interacción con estudiantes y profesores reales, la visita se siente artificial. Por ejemplo, omitir un segmento donde un grupo de alumnos cuente su experiencia, o no tener profesores dando demos en sus aulas, o que ningún padre actual esté disponible para testimonios, significa perder la oportunidad de que los interesados se vean reflejados en quienes ya viven el colegio. “Poca interacción con profesores y alumnos actuales” fue identificado como un error frecuente en jornadas de puertas abiertas exitosas, porque son justamente esas interacciones personales las que más convencen.

Impacto en matrículas: Las familias confían más cuando pueden hablar con sus pares: que un padre prospecto converse libremente con otro padre sobre cómo ha sido la transición, o que un estudiante visitante le pregunte a uno actual “¿te gusta tu profe de historia?”. Si privamos a los prospectos de estas charlas francas, les estamos negando información valiosa y un lazo emocional. Un ejemplo: en un Open House en Quito, ninguna alumna actual acompañó el recorrido – las chicas visitantes comentaron luego que les hubiese gustado preguntarle cosas “reales” a alguien de su edad; algunas se inscribieron de todas formas, pero otras eligieron otra escuela donde en la visita sí pudieron convivir con futuros compañeros. En cambio, cuando la comunidad escolar participa activamente, el efecto es poderoso. Padres y alumnos invitados pueden imaginarse perteneciendo ahí. Se crea confianza y empatía: “los profesores son cercanos”, “los alumnos me hicieron sentir parte”. Esas sensaciones positivas muchas veces inclinan la balanza a favor de la matrícula incluso por encima de factores duros.

Cómo evitarlo: Abre el panorama y haz partícipes a tus propios alumnos, exalumnos y padres durante el Open House. Por ejemplo, organiza un panel o pequeño foro de “Voces de la comunidad”: 2 o 3 estudiantes de distintos grados y uno o dos padres actuales que cuenten brevemente su experiencia y luego atiendan preguntas espontáneas del público. Incluye en los recorridos a estudiantes guías (trainéalos antes para que sepan qué decir y también para que sean honestos y amenos). Pide a algunos docentes demostraciones en vivo de sus clases o talleres con participación de los visitantes, mostrando la dinámica cotidiana. Si tienes exalumnos destacados (egresados exitosos), invítalos a saludar o dar un testimonio de cómo el colegio los preparó. Pon stands atendidos por alumnos para mostrar proyectos (feria de ciencia, club de robótica, equipo deportivo con trofeos) e invitar a los prospectos a sumarse. Cuando una familia ve de primera mano la satisfacción y entusiasmo de quienes ya integran la escuela, resulta mucho más fácil que digan “aquí queremos estar” y se inscriban.

Error 9: Ignorar herramientas digitales y contenido multimedia

Descripción: En pleno 2025, un Open House que ignore la tecnología está perdiendo impacto. “Ignorar el uso de tecnología y medios digitales” es un error que puede hacer tu evento menos memorable. Esto incluye dos aspectos: no aprovechar lo digital en la presentación y no ofrecer alternativas virtuales. Por un lado, apoyarse solo en folletos impresos y discursos hablados, sin videos, proyecciones o demostraciones tecnológicas, resulta poco atractivo para las nuevas generaciones muy visuales y conectadas. Por otro lado, hay familias que tal vez no puedan asistir físicamente – si no contemplas un componente virtual (por ejemplo, streaming en vivo, un tour virtual 360° del campus, o al menos videollamadas posteriores), estarás perdiendo prospectos remotos. Además, la tecnología escolar en sí misma es un punto de interés: si tu colegio tiene laboratorios de computación, pizarras interactivas, clases de robótica, etc., no mostrarlos o mencionarlos en el Open House es un error, porque los padres quieren saber que sus hijos tendrán acceso a herramientas modernas.

Impacto en matrículas: Las nuevas generaciones de padres (millennials conectados) valoran la innovación. Un Open House sin apoyo audiovisual puede parecer anticuado y dejar la impresión de que la escuela se ha quedado atrás. Imagina una universidad en Colombia que en su evento solo dio folletos en papel y un tour silencioso por salones vacíos – muchos asistentes la percibieron como poco innovadora y se inclinaron por competidores que ofrecieron presentaciones con realidad virtual y ejemplos de clases online. Asimismo, en la pandemia muchos descubrieron la conveniencia de formatos virtuales; hoy, si no ofreces ninguna opción digital, podrías alejar a quienes prefieren primero un acercamiento online antes de la visita física. En cambio, integrar tecnología de forma estratégica sorprende y engancha a los prospectos. Mostrar un video dinámico de la vida estudiantil, proyectar en pantallas logros o mensajes de alumnos en tiempo real, o tener un código QR para que se unan a un grupo de seguimiento, da la imagen de un centro educativo actualizado. Y esa percepción de modernidad puede ser el factor diferenciador para que te elijan.

Cómo evitarlo: Incorpora lo digital antes, durante y después del Open House. Antes: utiliza las redes sociales y el email marketing para promocionar el evento con videos cortos, invitaciones animadas, y facilita un formulario web de registro (así capturas datos de interesados). Durante: apóyate en material multimedia – por ejemplo, arranca la jornada con un video inspirador de 2 minutos mostrando estudiantes en acción, testimonios de éxito y las instalaciones vía drone. Muestra elementos tecnológicos del colegio: si ofrecen clases de robótica o coding, exhibe proyectos o robots construidos por alumnos; si hay plataformas educativas en línea, haz una breve demo. Considera transmitir en vivo partes del evento (Facebook Live, Zoom) para quienes no pudieron asistir, o incluso montar un Open House virtual paralelo en tu sitio web con tour 360° y chat en vivo con asesores. Después: envía a todos los registrados un paquete digital de seguimiento (video recap, brochure PDF interactivo, links a galerías de fotos) reforzando el mensaje. Integrar tecnología no significa gastar fortunas: una presentación en PowerPoint bien diseñada con fotos y gráficos vale más que un discurso monótono. La clave es demostrar que tu institución abraza la innovación, lo cual resonará con las expectativas de muchas familias actuales.

Error 10: Olvidar el seguimiento post-evento

Descripción: Finaliza el Open House, ¿y luego qué? No dar seguimiento a los asistentes es el error final y quizá el más costoso. Muchas instituciones concluyen el evento satisfechas con la asistencia, pero no realizan un contacto proactivo en los días posteriores. Si dejas enfriar a los prospectos y esperas a que “si están interesados, ellos llamarán”, estás desperdiciando todo el esfuerzo invertido. También entra aquí el no recopilar datos de contacto durante la jornada – si no sabes quién vino ni cómo ubicarlos después, es imposible dar seguimiento. En palabras de expertos en marketing educativo: “Los datos son el petróleo de nuestra era”, y no recoger los de tus visitantes es como dejar un tesoro en la mesa. Un Open House sin lista de asistentes con teléfono/correo, o sin un plan de seguimientos personalizados, terminará en pocas conversiones.

Impacto en matrículas: La falta de seguimiento es literalmente dejar matrículas potenciales en el limbo. Estudios de ventas señalan que la mayoría de cierres ocurren tras múltiples interacciones, no en el primer contacto. En el contexto escolar, eso significa que es poco común que una familia se inscriba el mismo día del Open House; usualmente necesitan uno o más contactos posteriores (resolviendo últimas dudas, guiándolos en el papeleo, etc.). Si nadie les escribe o llama después, pueden interpretar desinterés o simplemente ser captados por otro colegio más diligente. Un ejemplo real: un colegio en Perú con buena asistencia a su Open House vio menos del 10% de conversiones porque no tuvo seguimiento; al año siguiente implementaron un protocolo de contacto post-evento y su tasa de inscripción subió al 50%. Además, un buen seguimiento permite detectar y atender obstáculos finales (documentos faltantes, inquietudes específicas) que de otro modo frenarían la decisión. En suma, sin seguimiento no hay cierre: habrás generado interés que se esfuma con el tiempo.

Cómo evitarlo: Planifica el seguimiento antes de realizar el evento. Primero, asegúrate de recopilar la información de cada familia asistente: utiliza registros a la entrada, formularios físicos o digitales donde anoten nombre, email, teléfono, grado de interés, etc. (Idealmente, que se inscriban al Open House en tu web para tener sus datos de antemano). Luego, establece una estrategia de seguimiento efectiva que se active inmediatamente. Por ejemplo, envía un correo de agradecimiento personalizado dentro de las 24 horas posteriores, reiterando tu entusiasmo por recibirlos y adjuntando material complementario (folletos digitales, enlaces a videos). Ofrece además una entrevista o cita personalizada para profundizar en sus necesidades – este gesto post-evento puede marcar la diferencia. En los días siguientes, realiza llamadas o mensajes directos a quienes mostraron mayor interés, para preguntar si requieren ayuda con el proceso de inscripción. Implementa una secuencia escalonada de comunicaciones (por ejemplo: día +1 email agradecimiento, día +3 llamada de seguimiento, día +7 envío de FAQs o invitación a otro evento menor, etc.). Eso sí, ¡ojo con saturar! Como aconseja el blog +Alumnos: “No bombardees a tus prospectos con mensajes vacíos... Cada interacción debe ser valiosa” y acercarlos un paso más a la inscripción. En otras palabras, sé persistente pero con propósito: aporta información útil en cada contacto (recordatorios de fechas de matrícula, oferta de apoyo en trámites, respuesta a alguna pregunta que hicieron durante la visita, etc.). Un seguimiento bien ejecutado mantiene el entusiasmo vivo y guía al prospecto desde la visita hasta concretar su inscripción.

✅ Checklist práctico: De errores a inscripciones

Utiliza esta lista de verificación para asegurarte de que estás convirtiendo cada error en una acción efectiva. Marca √ si lo tienes cubierto, o ✘ si aún está pendiente, ¡y ponte manos a la obra!

Acciones Clave para Open House Exitoso √ Sí ✘ Pendiente Fecha y hora optimizadas (familias pueden asistir cómodamente) Convocatoria anticipada y multicanal (emails, redes, llamadas, folletos) Mensaje de valor definido (fortalezas únicas claras en la presentación) Instalaciones impecables y señalización adecuada (buena primera impresión) Equipo completo y capacitado (personal + alumnos embajadores en puntos clave) Experiencias interactivas planificadas (Q&A, talleres, demostraciones en vivo) Participación de estudiantes/padres actuales (paneles, guías, testimonios) Integración de medios digitales (videos, tour virtual, material multimedia) Captura de datos de todos los asistentes (registro de contacto completo) Plan de seguimiento post-evento ejecutado (agradecimientos, citas, recordatorios)

Cómo usar este checklist: Antes de tu próximo Open House, revisa cada punto de la lista. Cada ✘ pendiente es un aspecto a mejorar que podría estar costándote inscripciones. Tu meta es convertir todos en √ sí. Involucra a tu equipo en esta revisión y asigna responsables para cerrar cada brecha. ¡Un Open House preparado con estos elementos marcará la diferencia!

KPIs para medir mejoras en el proceso de admisión

Para convencer a dirección y equipo (y a ti mismo) de que estos cambios funcionan, debes medir resultados. Aquí van KPIs concretos que te ayudarán a monitorear las mejoras en tu proceso de admisión relacionado al Open House:

• Tasa de conversión Open House → Inscripción: porcentaje de asistentes al Open House que terminan matriculados. (Ejemplo: si asistieron 50 familias y 15 inscriben al alumno, la conversión es 30%.) Este es EL indicador de éxito del evento; observa si aumenta tras implementar mejoras. Una conversión baja (por debajo del 20-25%) puede indicar fallas en la experiencia o desajuste con lo que buscan las familias.

• Asistencia vs. Convocados: mide el número de asistentes al evento en relación con los confirmados o interesados contactados. Te indica la eficacia de tu convocatoria. Por ejemplo, si invitaste 100 familias y asistieron 60, tu tasa de asistencia es 60%. Mejora este KPI con mejor promoción, recordatorios y fecha adecuada.

• Captura de leads (% de datos obtenidos): qué porcentaje de asistentes se registraron dejando sus datos completos. Debería ser cercano al 100%. Si no, revisa tu proceso de registro. Los datos son oro para seguimiento, apunta a no perder ni un contacto.

• Tiempo de seguimiento: tiempo promedio que tardas en dar el primer seguimiento post-evento a un asistente (medido en horas o días desde que terminó el Open House). Mientras más corto, mejor (ideal 24-48 horas). Reducir este tiempo aumentará el engagement, compruébalo monitoreando antes y después de mejorar tu protocolo.

• Tasa de respuesta al seguimiento: porcentaje de prospectos que responden o interactúan tras tus mensajes/call de seguimiento post-Open House. Un alza en este indicador reflejará que tu comunicación post-evento es más efectiva y relevante (contenido de valor, personalización, timing adecuado).

• Tasa general de nuevas inscripciones: aunque influyen más factores, monitorea el porcentaje de incremento en matrículas nuevas comparando ciclos antes y después de optimizar tu Open House. Si pasaste, por ejemplo, de 80 a 100 alumnos de nuevo ingreso, ese +25% puede atribuirse parcialmente a tu mejora en eventos y seguimiento.

Establece metas para cada KPI (ej. “convertir 30% de asistentes en inscritos” o “contactar al 100% de visitantes en <48h”). Reúne a tu equipo tras cada Open House, revisa estos números y discute qué funcionó y qué no. Lo que no se mide, no mejora: usando KPIs podrás iterar continuamente hasta perfeccionar tu proceso de admisión.

Conclusión: Convierte errores en una fila de inscripciones

Un Open House es mucho más que un evento social: es una prueba de fuego para tu proceso de admisiones. Hemos visto cómo 10 errores – desde fallos logísticos hasta descuidos en el mensaje y el seguimiento – pueden espantar a familias que de otro modo se inscribirían. La buena noticia es que cada error trae consigo una solución práctica. Con preparación meticulosa, atención personalizada, comunicación clara y seguimiento diligente, puedes dar la vuelta a la situación. Imagina tus próximas jornadas de puertas abiertas llenas de familias entusiasmadas, haciendo preguntas, conectando con tu comunidad… e inscribiéndose al final del día. ¡Ese es el objetivo!

Ahora es tu turno. Toma el checklist, reúne a tu equipo y empiecen a convertir estos errores en aciertos. Cada mejora que implementes se reflejará en tus KPIs: más asistentes, mayor conversión, procesos más ágiles. No dejes que un Open House mal gestionado tire por la borda meses de esfuerzos de marketing; haz de cada evento una experiencia memorable que conquiste el corazón de las familias.

Llamada a la acción: Comienza hoy mismo a planificar tu próximo Open House con estas mejores prácticas en mente. Ajusta, innova y mide resultados. Verás cómo un evento bien llevado puede convertirse en tu mejor arma para aumentar la matrícula de tu institución. 📈🎉 ¿Cuál de estos errores reconoces en tu proceso actual y qué primer paso darás para corregirlo? (La reflexión está servida: identificar el problema es el primer paso para la solución.)

Fuentes:

• SchoolMarket – “Puertas abiertas en colegios: Errores que no debes cometer” (2025).

• Peewah – “Open House y el Marketing en Universidades” (2020).

• Red Educa – “Open House: descubre su importancia” (2023).

• LinkedIn Pulse – “Cómo medir el éxito de tu escuela: KPI educativos”, por A. Cortés (s/f, caso real México).

• Edutory.mx – “¿Cómo aumentar la matrícula de tu escuela? Guía 2025” (2024).

• SchoolMarket – “Los 10 mandamientos de las jornadas de puertas abiertas” (s/f, tips antes/después).

• +Alumnos (quieromasalumnos.com) – “La Ciencia del Seguimiento: Estrategias Efectivas…” (2022).

• Harvard Education (Medium) – “Scenes from an Open House” (2016).